日本橋の貸し会議室を選ぶさいに、ポイントとなる点を挙げて解説します。
収容人数・交通アクセス・料金・備品・サービス・ケータリング・タイプ等、それぞれについて説明します。
同じ日本橋エリアにある貸し会議室でも、その施設によって、それぞれに特長があります。会場の広さ、立地条件、コスト面などの重要なポイントから総合的に判断して、使用目的にあった会議室を選びましょう。
貸し会議室選びの最初のポイントが収容人数です。会議の規模・参加人数に応じて最適な広さの会場を選ぶことになります。同じ会場でも椅子と机の並べ方が「スクール形式」「ロの字形式」「シアター形式」で違ってくるので、どういう形で会議を行うのかを確認しておく必要があります。
日本橋エリアの中にも駅がいくつかあります。どの駅から近い会場が良いのかも貸し会議室選びのポイントになってきます。この路線が良いからこの駅が良いとか、できるだけ多くの路線が使える駅が良いとか、とにかく駅から近いほうが良いとか、色々な考え方があると思います。
＜日本橋エリアにある駅＞
・日本橋駅（東京メトロ日本橋線、東京メトロ丸ノ内線、東京メトロ日比谷線）
・日本橋駅（東京メトロ有楽町線）
・東日本橋駅（東京メトロ日比谷線、都営地下鉄浅草線）
・有楽町駅（JR山手線、JR京浜東北線）
1時間、2時間、半日、1日などの区切りで料金が設定されています。これは会場代だけで、設備・備品のレンタル代は含まれていないことが多いです。どの貸し会議室もたいていは椅子とテーブルは基本料金に含まれていますが、それ以外の設備や備品、例えば音響機器や映像機器等はオプションとなり、別途費用がかかります。単純に安い高いではなく総合的に判断したいところです。
椅子とテーブルがあれば会議はできますが、貸し会議室には他にもいろいろな設備機器があります。参加者の数が多く会場が広い場合はマイクやスピーカーが必要になります。マイクも有線ではなくワイヤレスマイクやピンマイクの方がよいケースもあるでしょう。他にはホワイトボードやプロジェクター、ＯＨＰなどを活用することが多くなっています。どの備品も安価にレンタルすることができるので、ぜひ積極的に活用して、できるだけ充実した会議にしたいものです。
サービスの部分は、会場によって差がでやすいと言えるかもしれません。例えば会場のセッティングをお願いしたり、参加者が到着したときの対応を依頼したい場合には、それ相当のマンパワーが必要になりますので、貸し会議室によっては対応できないケースも出てきます。とくに価格が安い貸し会議室では、会議の場所を提供することにあえて的を絞っているので、スタッフによるサービスの提供にはどうしても限界があります。逆に、社内の会議などであれば、それほど丁寧なサービスは必要ないので料金が安いほうがありがたい、ということも多いでしょう。サービスについても他の項目と同様に、使い方に応じてベストな施設を選ぶことになると思います。
ケータリングとは飲み物や食事を提供するサービスです。会議中に飲むコーヒーやお茶等の飲み物を準備し運んでもらったり、休憩時間にお弁当を差し入れてもらうことができます。会議が終わった後に、懇親会やレセプション、立食パーティーなどを行う場合もあります。そうしたニーズがある場合には、ホテルの中にある会議室を選択すればスムーズに進行することができるでしょう。
貸し会議室には色々なタイプがあります。一番オーソドックスなのは、オフィスビルの中で専門的に運営されている貸し会議室です。会議室が専門だけに、設備やサービスの充実度や、きめ細かな対応に関してはこのタイプが一番良いでしょう。ホテルの中に会議室があるタイプでは、会場の雰囲気がよく接客のレベルが高いことや、会議後に宴席になめらかに移行できること、そしてもちろん宿泊できることが大きなメリットになります。その他には、多目的スペースを会議室としても利用できるタイプの施設もあります。